为规范中国科学院战略性先导科技专项（以下简称“先导专项”）建档工作，确保先导专项档案完整、准确、系统、安全和有效利用，根据国家、院有关档案工作制度规范，结合先导专项档案工作特点，制定本规范。

　　第一章 归档范围与质量要求

　　第一条 先导专项档案包括科研档案（纸质和电子两种形式）、声像档案（照片、音频、视频）等。先导专项文件材料归档范围和档案保管期限可参考附件1。

　　第二条 先导专项归档文件材料质量应符合以下要求：

　　（一）归档文件材料一般应为原件。因特殊情况无法获取原件时，应在复制件上加盖复制件提供单位的公章，并注明原件存放地。

　　（二）归档文件材料内容应真实、准确，字迹清楚，图样（表）清晰、格式规范、签字盖章手续和文件形成日期完备，不得随意更改、变动。

　　（三）归档文件材料应采用耐久、可靠、满足长期保存要求的记录载体和记录方式。

　　（四）归档声像文件材料的声音、影像应清晰，主题突出，具有代表性和典型性，能够客观、完整地反映活动的主要内容、人物和场景等。

　　（五）归档电子文件、声像文件材料应与其元数据一并归档，真实性、完整性、可用性、安全性应符合《中国科学院电子文件归档与电子档案管理办法（试行）》（科发办字〔2021〕40号）相关规定要求。

　　（六）归档电子文件、声像文件材料应采用通用格式归档，不能转换为通用格式的，应与其专用软件、技术资料、操作手册等一并归档。

　　第二章   归档文件材料整理

　　第三条 整理原则

　　（一）先导专项文件材料的整理应符合系统性、成套性要求，遵循其自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。

　　（二）先导专项科研文件材料以“卷”为单位整理，声像文件材料以“件”为单位整理。

　　（三）纸质文件材料和电子文件整理应协调一致。

　　第四条 分类

　　先导专项科研文件材料、声像文件材料按照“任务层级”分类；其中，专项层级文件材料按照“问题”分类，一般分为策划论证与立项、组织管理、成果管理、综合绩效评价与后评估等。先导专项档案分类示例图见附件2。

　　第五条 纸质科研文件材料的整理

　　先导专项纸质科研文件材料的整理包括组件、修整、组卷、编制档号、编页、编制卷内目录、编制案卷封面、编制案卷目录、编制卷内备考表、装订与装盒。

　　（一）组件

　　1. 件的构成

　　科研文件材料一般以每份文件为一件。

　　（1）正文、附件一般为一件，文件的附件数量较多或者过厚时，可单独成件；文件正本与定稿一般为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件。

　　（2）绩效实施报告、研究报告、技术总结、实验记录本、图册、报表等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。

　　（3）简报、周报等材料一般一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件；会议记录一年一本的，一本为一件。

　　（4）来文与复文（请示与批复、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

　　（5）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

　　2. 件内文件材料排序

　　正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有收文处理单或发文稿纸的，收文处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

　　（二）修整

　　1. 对不符合要求的纸质归档文件材料应进行修整。

　　2. 纸质归档文件材料字迹模糊或易褪变的，应予复制；已破损的，应按照《档案修裱技术规范》（DA/T 25）予以修裱。

　　3. 归档文件材料应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

　　4. 对于幅面过大的文件材料，应在不影响日后使用效果的前提下进行折叠，应控制折叠数，并露出文件材料首页标题，折痕避免压字。图纸参照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3）按照手风琴式和A4号图幅（210mm×297mm）折叠，标题栏在右下角露出来，归档底图严禁折叠。

　　（三）组卷

　　1. 专项文件材料按内容组卷，按事由结合时间、重要程度排列。

　　2. 项目文件材料以项目为单位，按科研工作阶段组成一卷或多卷。

　　3. 课题文件材料以课题为单位，按科研工作阶段或重要程度组成一卷或多卷。设备文件材料以台（套）为单位，按设备购置流程组卷。独立成册（套）的技术文件应保持其原貌，不宜拆散重新组卷；长期、连续性的常规观测实验等原始记录、整理记录及综合分析报告、运行记录等可按时间顺序组卷。

　　4. 卷内文件材料结合问题、时间进行排列。

　　（四）编制档号

　　先导专项科研档案档号由档案门类代码、先导专项任务编号、问题代码、案卷号组成，档号结构为“档案门类代码-先导专项任务编号[-问题代码]-案卷号”。档号释义图见附件3。

　　1. 档案门类代码：采用档案门类名称的拼音首字母缩写标识。科研档案代码为KY。

　　2. 先导专项任务编号：指专项、项目、课题的任务编号。

　　3. 问题代码：采用2位阿拉伯数字标识。策划论证与立项为01，组织管理为02，成果管理为03，综合绩效评价与后评估为04。

　　4. 案卷号：填写案卷排列顺序号。案卷号用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足。

　　各先导专项应按先导专项档号编制规则编制档号；各级任务实施单位可根据本单位档案管理情况编制立档单位档号，立档单位档号应与先导专项档号互见。

　　（五）编页

　　1. 以件为单位编写页号，各件之间不连续编号。

　　2. 编写页号以有效内容的页面为一页。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

　　3. 已有页号且编号连续无误的单件装订文件材料，如装订成套的图样、印刷成册的文件材料等，可不再重新编写页号。

　　4. 页号宜标注在文件材料正面右上角或背面左上角的空白位置，折叠后的图纸一律标注在右下角。

　　（六）编制卷内目录

　　1. 卷内目录应对照卷内文件材料逐件著录，排列在卷内文件材料首页之前。

　　2. 卷内目录设置序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、密级、保密期限、载体形式、备注、档号等项目，式样见附件4。具体填写要求如下：

　　（1）序号：填写卷内归档文件材料顺序号。以一份文件为单位，从“01”依次标注。不同案卷应分别从01起编写序号。

　　（2）文件编号：填写文件材料的发文字号、型号、图号或代字、代号等。没有文件编号的，不用标识。

　　（3）责任者：填写文件材料形成部门或主要责任者，应著录全称或规范简称。有多个责任者时著录两个主要责任者，中间用“、”隔开，其余用“等”代替。

　　（4）文件题名：填写文件材料标题全称，没有标题或标题不规范的依据内容自拟标题，拟写标题外应加“[ ]”。外文文件材料应有翻译的相应中文题名。

　　（5）日期：填写文件材料形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20220609。日期无法考证的，以归档年度为文件材料年度，月、日用“01”补足，如20220101。

　　（6）页数：填写每件归档文件材料的页数总数。

　　（7）密级：按文件材料实际标注填写密级，一般分为秘密、机密、绝密三种。没有密级的，不用标识。

　　（8）保密期限：文件材料明确标注保密期限的，应同时填写保密期限，如“1年”；无保密期限的不填写。

　　（9）载体形式：填写文件材料载体状态，如“纸质”。

　　（10）备注：填写需要说明的情况，如归档复印件的原件存放地。

　　（11）档号：按照本规范“第五条（四）”相关要求编制。

　　（七）编制案卷封面

　　案卷封面设置档号、案卷题名、保管期限、密级、起止日期、归档日期等项目，式样见附件5。具体填写要求如下：

　　1. 档号：按照本规范“第五条（四）”相关要求编制。

　　2. 案卷题名：填写本卷文件材料组合内容的概括性标题，应简明、扼要，反映卷内文件材料内容和文种。

　　3. 保管期限：填写组卷时划定的保管期限，分永久和定期10、30年，分别使用“永久”“30年”“10年”标识。

　　4. 密级：填写卷内文件材料的最高密级。

　　5. 起止日期：填写案卷内全部文件材料形成的最早和最晚的日期，如20210101-20220101。

　　6. 归档日期：填写档案正式移交综合档案室（档案部门）的日期。

　　（八）编制案卷目录

　　案卷目录设置序号、先导专项档号、立档单位档号、任务名称、案卷题名、总件数、总页数、起始日期、终止日期、保管期限、密级、备注等项目，式样见附件6。具体填写要求如下：

　　1. 序号：填写案卷的流水顺序号。以卷为单位，从“0001”依次标注。

　　2. 先导专项档号、立档单位档号：按照本规范“第五条（四）”相关要求编制。

　　3. 任务名称：填写各级任务实施单位所承担任务的全称或规范简称。

　　4. 案卷题名、保管期限、密级等项目，按照本规范“第五条（七）”相关要求填写。

　　5. 总件数：填写案卷内全部文件材料的件数之和。“载体形式”为“纸质和电子”的仅算1件。

　　6. 总页数：填写案卷内全部文件材料的页数之和。

　　7. 起始日期：填写案卷内文件材料形成的最早日期，如20210101。

　　8. 终止日期：填写案卷内文件材料形成的最晚日期，如20220101。

　　9. 备注：填写需要说明的情况。

　　（九）编制卷内备考表

　　卷内备考表置于卷内全部文件材料之后。设置盒内文件材料情况说明、立卷人、立卷日期、审核人、审核日期等项目，式样见附件7。具体填写要求如下：

　　1. 盒内文件材料情况说明：填写卷内文件材料的件数、页数，注明与本卷有密切关系但不能保存在一起的文件材料或实物的互见号、存放地点以及需要说明的本案卷组卷质量和其他情况。

　　2. 立卷人：应由立卷责任者签字。

　　3. 立卷日期：填写完成立卷的日期。

　　4. 审核人：应由本级任务负责人审核案卷质量后签字。

　　5. 审核日期：填写案卷质量审核完毕的日期。

　　（十）装订与装盒

　　1. 案卷内文件材料一般以件为单位装订。

　　2. 每件纸质文件材料首页上端空白处加盖档号章，档号章式样见附件8。

　　3. 案卷内文件材料宜采取线装法或使用不锈钢订书钉装订。页数较多时，使用“三孔一线”装订；页数较少时，使用不锈钢订书钉在归档文件材料左侧两钉装订。装订要求牢固，做到文件材料不损页、不倒页、不压字，保持装订后文件材料的平整。原装订方式符合要求的，维持不变。

　　4. 图纸可不装订，并与图纸目录一起装盒。

　　5. 对不宜装订的手稿、证件，可用盒、卷、袋或相册保管。

　　6. 整理好的文件材料应按顺序装入档案盒。

　　7. 档案盒外表面规格为：310mm×220mm，脊背厚度可根据需要设定。档案盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。

　　8. 档案盒盒脊应标注档号，式样见附件9。

　　第六条 科研电子文件的整理

　　先导专项科研电子文件的整理包括组件、格式转换、组卷、编制档号、编制卷内目录、编制案卷封面、编制案卷目录、编制卷内备考表、命名与存储。

　　（一）科研电子文件组卷、编制档号、编制案卷封面、编制案卷目录、编制卷内备考表，按照先导专项纸质科研文件材料整理要求执行。

　　（二）组件

　　1. 科研电子文件组件按照纸质科研文件材料组件规则执行。

　　2. 科学数据一般按照数据集组件，一个数据集为一件。

　　3. 同一份归档文件材料的电子文件和纸质件应为一件。

　　（三）格式转换

　　1. 归档电子文件及其元数据应采用通用格式归档，具体包括：

　　版式文件：OFD、PDF/A

　　位图/照片文件：JPG、TIF

　　二维矢量文件：SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF

　　三维矢量文件：STEP

　　数据库：ET、XLS、DBF、XML

　　电子邮件：EML

　　网页、社交媒体类电子文件：HTML

　　电子文件元数据及纸质档案目录数据：XLS、XML

　　2. 非通用格式的电子文件应转换为通用格式，并连同原格式文件材料一并归档。经信息技术手段加密的电子文件应在解密后归档。

　　（四）编制卷内目录

　　科研电子文件卷内目录设置序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、密级、保密期限、载体形式、容量、格式名称、计算机文件个数、生成方式、存储位置、备注、档号等项目，式样见附件4。具体填写要求如下：

　　1. 序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、密级、保密期限、档号等项目，按照本规范“第五条（六）”相关要求填写。

　　2. 载体形式：填写文件材料载体状态，如“电子”、“纸质和电子”。

　　3. 页数：填写每件归档文件材料的页数总数。“载体形式”为“纸质和电子”的仅填写纸质文件材料页数。

　　4. 容量：填写电子文件大小，单位为KB、MB、GB等。

　　5. 格式名称：填写电子文件的格式名称，如PDF、DOCX等。

　　6. 计算机文件个数：填写一件电子文件包含的计算机文件数量。

　　7. 生成方式：填写文件材料的生成方式，如原生、数字化等。

　　8. 存储位置：填写电子文件脱机存储的载体号，载体号命名结构可为“KY-任务编号-年度-载体序号”；不能脱离生成系统或设备的电子文件，填写其所在业务系统或生成设备的名称、系统访问路径或设备存放地，以及责任者等信息。

　　9. 备注：填写需要说明的情况。如电子文件与纸质文件材料页数不一致时注明“纸质文件材料XX页、电子文件XX页”。

　　（五）命名与存储

　　1. 归档电子文件应按档号-卷内序号进行命名。归档电子文件包含的计算机文件，命名规则为“档号-卷内序号-顺序号”。

　　2. 通过中科院档案数字资源移交接收系统在线整理归档的电子文件在线存储。无法在线存储的电子文件应选择一次写光盘或硬磁盘进行脱机存储。

　　3. 电子文件脱机存储时应编制说明文件，包括任务名称、任务编号、件数、起止档号、载体号、存入日期、密级、保管期限等信息，并与电子文件一并存储在相应载体中。存储载体应配备专门的载体装具，并标注载体号。

　　4. 不能脱离生成系统或设备的电子文件，存储在相应的业务系统或生成设备中。

　　第七条 声像文件材料的整理

　　先导专项声像文件材料整理包括组件、格式转换、排列、编制档号、编制目录、命名与存储。

　　（一）组件

　　1. 照片原则上一张为一件，同一问题或事件内场景或人物相同的若干张照片可为一件。

　　2. 音频根据实际生成情况，一个音频为一件。

　　3. 视频根据实际生成情况，一个视频为一件。

　　（二）格式转换

　　1. 归档声像文件材料应采用通用格式归档，具体包括：

　　照片：JPG、TIF

　　音频：WAV、MP3

　　视频：MP4、AVI、MXF

　　2. 非通用格式的声像文件材料应转换为通用格式，并连同原格式文件材料一并归档。经信息技术手段加密的声像文件材料应在解密后归档。

　　（三）排列

　　1. 照片按照管理活动照片、科研活动照片、仪器设备（含软件）照片的顺序进行排列。其中，管理活动中形成的照片按事由结合时间排列；科研活动中形成的照片按科研工作阶段或重要程度排列；仪器设备（含软件）购置中形成的照片按单台（套）设备的购置流程排列。

　　2. 音频、视频参照照片排列规则进行排列。

　　（四）编制档号

　　先导专项声像档案档号由档案门类代码、先导专项任务编号、问题代码、件号组成，档号结构为“档案门类代码-先导专项任务编号[-问题代码]-件号”。档号释义图见附件3。

　　1. 档案门类代码：采用档案门类名称的拼音首字母缩写标识。照片档案代码为ZP，音频档案代码为YP，视频档案代码为SP。

　　2. 先导专项任务编号、问题代码按照本规范“第五条（四）”相关要求填写。

　　3. 件号：填写文件排列顺序号。件号用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足。

　　（五）编制目录

　　1. 编制照片档案目录

　　照片档案目录设置先导专项档号、立档单位档号、题名、张数、摄影者、摄影时间、容量、保管期限、密级、保密期限、载体号、参见号、格式名称、文字说明、任务名称等项目，式样见附件10。

　　（1）先导专项档号、立档单位档号：按照本规范“第五条（四）”相关要求编制。

　　（2）题名：填写照片所反映的主要内容。照片中涉及的重要人物，应标明人物的姓名、身份（职务）和所处位置，并外加“[ ]”。

　　（3）张数：填写一件中包含的照片张数。

　　（4）摄影者：填写照片的拍摄者。

　　（5）摄影时间：填写照片的拍摄时间。

　　（6）容量：填写照片大小，单位为MB、GB等。

　　（7）保管期限：分为永久，定期10、30年，可参考与其有密切联系的其他载体档案的保管期限划定。

　　（8）密级：照片档案保密程度的等级，一般分为秘密、机密、绝密三种。没有密级的，不用标识。

　　（9）保密期限：填写照片保密期限，如“1年”；无保密期限的不填写。

　　（10）载体号：填写照片脱机存储的载体号，载体号结构可为“ZP-任务编号-年度-载体序号”。

　　（11）参见号：填写与照片有密切联系的其他载体类型档案的档号。

　　（12）格式名称：填写照片的计算机文件类型，如JPG、TIF等。

　　（13）文字说明：填写照片的说明，包括事由、地点、人物、背景要素。

　　（14）任务名称：填写各级任务实施单位所承担任务的全称或规范简称。

　　2. 编制音频、视频档案目录

　　音频、视频档案目录设置先导专项档号、立档单位档号、题名、摄录者、摄录日期、时间长度、容量、保管期限、密级、保密期限、载体号、参见号、格式名称、文字说明、任务名称等项目，样式参见附件11。

　　（1）先导专项档号、立档单位档号、题名、摄录者、摄录日期、容量、保管期限、密级、保密期限、参见号、文字说明、任务名称按照本规范“第七条（五）1”相关要求填写。

　　（2）时间长度：填写音频、视频的持续时间。时间长度格式为：hh：mm：ss，其中，hh表示以小时为计量单位的时间长度，mm表示以分为计量单位的时间长度，ss表示以秒为计量单位的时间长度。

　　（3）载体号：填写音频、视频脱机存储的载体号，音频档案载体号结构可为“YP-任务编号-年度-载体序号”；视频档案载体号结构可为“SP-任务编号-年度-载体序号”。

　　（4）格式名称：填写音频、视频的计算机文件类型。音频为WAV、MP3；视频为MP4、AVI、MXF。

　　（六）命名与存储

　　1. 照片采用“档号-照片张号”格式命名。音频、视频以其“档号”命名。

　　2. 归档声像文件材料通过中科院档案数字资源移交接收系统在线存储。无法在线存储的声像文件材料应选择一次写光盘或硬磁盘进行脱机存储。

　　3. 声像文件材料脱机存储时应编制说明文件，包括任务名称、任务编号、件数、起止档号、载体号、存入日期、密级、保管期限等信息，并与声像文件材料一并存储在相应载体中。存储载体应配备专门的载体装具，并标注载体号。

　　第八条  标本、样品、样机应按要求整理形成实物档案清单（式样见附件12）。具体填写要求如下：

　　1. 序号：归档实物顺序号。

　　2. 实物档案名称：应填写该实物档案的全称。

　　3. 类型：填写实物档案类型，如样品、标本、样机。

　　4. 数量：填写一件实物档案包含的实物数量或其容器数量。

　　5. 参见号：填写实物档案相关联文件材料的档号。如研制样机填写与其相关联的合同或任务书、样机正侧面照的档号；样品、标本填写相关实验数据、论文、照片等文件材料档号。

　　6. 责任者：实物所有或保管的部门，应使用全称或规范简称。

　　7. 存放地点：填写实物具体存放地点（具体到房间号），并注明样机、样品、标本的编号。

　　8. 备注：填写需要说明的情况。

　　9. 先导专项任务编号：填写本任务先导专项任务编号。

　　10. 填表人：应由填表人签字。

　　11. 填表日期：完成填表的日期。

　　12. 审核人：应由本级任务负责人审核本表后签字。

　　13. 审核日期：实物档案清单审核完毕的日期。

　　第九条  先导专项各任务实施单位应编制《先导专项档案归档说明书》（模板见附件13），由任务负责人和综合档案室（档案部门）负责人审核签字，并作为本任务形成档案的第一个案卷的第一份文件。

　　第十条 先导专项归档文件材料向所属单位综合档案室（档案部门）归档时，应填写交接清单（模板见附件14），履行清点、签字手续。

　　第三章 附    则

　　第十一条 本规范由办公厅负责解释。

　　第十二条 本规范自印发之日起实施，2017年5月5日印发的《中国科学院办公厅关于印发<中国科学院战略性先导科技专项文件归档要求和整理规范（试行）>的通知》（科办〔2017〕5号）同时废止。